Tag Archives: excel

สร้าง Custom List บน sharepoint : Export Excel ไปเป็น Sharepoint List

จากคราวที่แล้ว ได้ลองใช้ add-in ของ excel ในการสร้าง List บน sharepoint ไปแล้ว คราวนี้ ถ้าเกิดว่าเราไม่ต้องการ ที่จะ อัพเดท sharepoint List ด้วย excel อีกต่อไปหละ แล้วเหตุใดจึงต้องทำให้มัน sync ด้วยการเอา add in มาลงด้วย

นั่นสิ ทำไม ๆ

คิดได้ดังนั้นแล้วเราก็ มาใช้ Export feature บน excel เองเลยดีกว่า ทำตามขั้นตอนเลยครับผม

  1. เปิดไฟล์ลูกค้าขึ้นมาเหมือนเดิม
    CustomList_1
  2. เลือกข้อมูลที่ต้องการไปทำ sharepoint list แล้วไปที่ “Insert”->”Table”
    CustomList_1_2
  3. จะมี Dialog box ขึันมาถามเพื่อยืนยันเขตข้อมูลอีกครั้งถ้าใช่ก็ “OK” ถ้าไม่ใช่ ก็เลือกใหม่
    CustomList_1_3
  4. แค่นี้เราจะได้ตารางข้อมุลที่เอาไว้ทำ list ดังภาพ
    CustomList_1_4
  5. เราจะเห็นปุ่ม Export อยู่ใน Ribbon บรรจงกดลงไปแล้ว  เลือก “Export the data o sharepoint List”
    CustomList_1_5
  6. จะมี dialog box มาให้เราใส่ url ของ sharepoint site แล้วก็ ชื่อ ของ list ที่เราต้องการพร้อม คำอธิบาย อีกทั้งยังมีปุ่มออฟชันให้เลือกได้ว่า จะกำหมดให้อ่านได้อย่างเดียวหรือไม่ กรอกเสร็จแล้วก็ กด “Next” ในทันที
    CustomList_1_6
  7. หลังจากนั้นก็จะมี dialog box มาถามให้เราดู (ย้ำว่าดูอย่างเดียว ทำไรต่อไม่ได้) ว่า ชนิดข้อมูลถูกต้องหรือไม่ (ถ้าไม่ถูกก็กลับไปแก้)ให้ถูก (คือเริ่มใหม่แต่ต้นนั่นแหละ แป่วว)
    CustomList_1_7
  8. หลังจากกด “Finish” แล้ว ก็จะมี message box มาบอกว่า สร้าง sharepoint list ให้เรียบร้อยแล้ว  ถ้าอยากดูก็ไปที่ link ที่แสดง แบบนี้
    CustomList_1_8
  9. แต่ว่าไม่อยากดูตอนนี้ เลยจบแล้วครับ
LinkedInFlipboardEmailOutlook.comPrintFriendlyWhatsAppYahoo BookmarksYahoo MessengerKindle ItGoogle BookmarksBaiduDeliciousShare

สร้าง Custom List บน sharepoint : แนะนำ Import Spreadsheet Feature

สวัสดีครับไม่ได้มาเขียนเกี่ยวกับ sharepoint นานเลยทีเดียววันนี้ก็มี feature มาแนะนำและลองให้ทำตามกันดูแบบ Step by Step ก่อนที่ผมจะค่อยๆพาเล่นอะไรต่อไปนะครับ

เนื่องจากหลายคนเก็บข้อมุลต่างๆบน Excel (ผมก็เป็นคนหนึ่งเช่นกัน) หลายๆคนอาจจะทราบกันอยู่แล้วว่า ความเก่งของ sharepoint คือสามารถสร้าง Custom List ได้จาก file Excel ที่มีอยู่แล้ว สำหรับคนที่ยังไม่เคยใช้ ก็ทำตามนี้ครับ

1. ผมมีไฟล์ Excel ที่เป็นลักษณะตาราง สำหรับเก็บข้อมุลการติดต่อลูกค้าแบบนี้ครับ

CustomList_1
2. เปิดหน้า sharepoint ขึ้นมา
3. เลือก Site Action –> Create –> ภายใต้ Custom List จะมี Import Spreadsheet

CustomList_2
4. หลังจากนั้นก็จะมีให้ ตั้งชื่อ custom List และคำอธิบาย รวมถึงเลือกไฟล์ excel ที่ต้องการนำมาทำ custom list

CustomList_3
5. แล้วก็กด ปุ่ม Import sharepoint ก็จะเปิด excel ขึ้น พร้อมทั้งให้เราเลือก เขตข้อมูลที่นำมาสร้าง List

CustomList_4

6. กด ปุ่ม Import ก็เป็นอันเสร็จพิธี

CustomList_5
ซึ่ง List นี้เราก็ยังสามารถกำหนด permission ต่างๆ รวมถึงการทำ version control ได้เหมือน List ทั่วๆไป และยังประหยัดเวลาอีกด้วย ตอนต่อไปเราจะมาสร้าง Custom List แบบไม่ต้องเปิด sharepoint กันนะครับ

ปล ขอประชาสัมพันธ์นิดนึงนะครับ คือว่าบทความที่ผมเขียนลง GF ผมนำมาจาก Blog เกี่ยวกับ sharepoint ที่เป็นภาษาไทย ที่ http://sharepoint.in.th ที่ผมเขียนเอาไว้ ตอนนี้มีคนเดียว แต่อีกซักพักจะมีคุณ Banpote_tt มาแจมด้วยหวังว่า คงจะเป็นประโยชน์สำหรับเพื่อนๆที่ กำลังเริ่มใช้งาน sharepoint กันนะครับ

LinkedInFlipboardEmailOutlook.comPrintFriendlyWhatsAppYahoo BookmarksYahoo MessengerKindle ItGoogle BookmarksBaiduDeliciousShare

มาสร้าง Custom List ด้วย Excel ที่อัพเดทผ่าน Excel ได้กันเถอะ

สวัสดีครับ ชื่อเรื่องคราวนี้ ตั้งยากจัง จากคราวที่แล้ว เราเห็นความสามารถของ Excel ในการที่จะ export ข้อมูลออกไปเป็น Custom List ใน sharepoint กันแล้วนะครับ แต่ยังครับยัง ยังไม่สะใจ เพราะ หลังจาก export ไปแล้วก็จบกัน เราต้องโยน excel นั้นทิ้งไปหรือปล่อยดองไว้ แล้วอัพเดทจาก sharepoint แทน

คนบ้า Excel อย่างผมมีหรือจะยอม (จริงๆแล้ว Internet Browser ยังคงเสียอยู่)

วันนี้จะมาแนะนำ excel add-in ที่ช่วยให้เรา Syncronize ข้อมูลของ Excel ไฟล์ที่ export ออกไป (ใน add-in ตัวนี้เรียกว่า publish) แล้วยังสามารถอัพเดทผ่านทาง excel ได้อยู่ ก่อนอื่นดาวน์โหลดจากเว็บ microsoft ที่นี่ครับ

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=25836E52-1892-4E17-AC08-5DF13CFC5295

ซึ่งเป็น Self Extract ไฟล์คับ ไม่มีการ install ใด แล้วก็ไปเปิด Excel จัดการ add ลง Add in ให้เรียบร้อยตามนี้ครับ

1. กดที่โลโก้ แล้วเลือก Excel Option

ExcelSyncAddIn_1
2. แล้วก็เลือก Add-Ins และ กด Go..

ExcelSyncAddIn_2
3. ก็จะเจอหน้าเพิ่ม Add-in แบบที่คุ้นเคยอยู่ แบบนี้ ก็ Browse file ที่เรา Extract ขึ้นมาก็เป็นอันเสร็จพิธี

ExcelSyncAddIn_3
4. ตอนแรกจะไม่เห็นการเปลี่ยนเแปลงอะไรเลยครับ ต่อไปเราเปิดไฟล์ รายชื่่อที่อยู่ลูกค้ามาเหมือนเดิม

ExcelSyncAddIn_4
5. แล้วเราก็จัดการ Insert Table ลงไป และไปที Table Tools->Design จะเห็นว่า มี เมนู ก้อนใหม่ขึ้นมา ชื่อว่า “Publish and allow Sync” แบบนี้
ExcelSyncAddIn_5
6. อย่าช้าคับ เอาเมาส์คลิกลงไปโดยพลัน จะมีหน้าจอมาถามเรา คล้ายๆกับตอน ใช้ feature export เราก็บรรจงกรอกลงไป

ExcelSyncAddIn_6
7. พอเรากด Publish ปุ๊ป ก็รอครับ มันจะทำท่าเหมือนจะแฮงค์ไม่แฮงค์แหล่ ความนานขึ้นอยู่กับบริมาณข้อมูลบน excel ครับ ซึ่งพอทำเสร็จ Dialog box ก็จะหายไป เหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้น แต่….  ลองคลิกขวาที่บริเวณตารางที่เราสร้างดูครับ จะมี menu เพิ่มเข้ามาครับ แบบนี้

ExcelSyncAddIn_7
8. คราวนี้ เราก็สามารถ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูล ได้แล้วครับผม แต่ มีเงื่อนไขว่า ต้อง Save file เป็น .xls เท่านั้น
9. แถมอีกหน่อยนึง ในกรณีที่ บังเอิญ มีคนแก้ไขข้อมูล ผ่าน sharepiont web และเราก็เปิดไฟล์นี้ไว้แล้ว แก้ item เดียวกัน พอดี (จะบังเอิญอะไรขนาดนั้น) ก็ไม่ต้องเป็นห่วงครับ เรามาลองกัน
10. บังเอิญว่า เพื่อนร่วมงาน แก้รายชื่อลูกค้า จาก Gig 3 เป็น Customer 3 ด้วยเหตผลบางอย่าง แบบนี้

ExcelSyncAddIn_8
11. แล้วบังเอิญผมก็เปิดไฟล์มา แต่ไม่ได้ Sync เพื่ออัปเดทก่อน แล้วผมก็แก้ไขจาก Gig 3 เป็น Gig 33 และกด อัพเดท (“Synchronize with sharepoint”) ก็จะมี Resolve Conflict and Errors ขึ้นมาแบบนี้ครับ

ExcelSyncAddIn_9
12. เราก็มีหน้าทีตัดสินใจครับว่าจะเลือกอะไร แต่ถ้าเป็นคนละ record ก็จะไม่เป็นไรครับ

เป็นยังไงกันบ้างครับกับ excel Add-In ตัวนี้ ฟรีๆ จาก MS ง่ายๆ แต่ได้ประโยชน์ อ้อแถมไม่ได้ lock source ด้วยนะครับ เรามารถนำไปเขียนใหม่ โดยเพิ่มเติมได้อีก และหวังว่าหลายๆคน ที่ยังติด Excel เหมือนผมจะทำงานได้ง่ายขึ้นนะครับ วันนี้คงจบแค่นี้ก่อนนะครับ

สวัสดีครับ

LinkedInFlipboardEmailOutlook.comPrintFriendlyWhatsAppYahoo BookmarksYahoo MessengerKindle ItGoogle BookmarksBaiduDeliciousShare