Tag Archives: sharepoint list

Copy ค่าจาก List อื่นด้วย Workflow

ในบรรดาการทำงานของ workflow ที่เราใช้ๆกัน มี ทริกนึงที่น่าสนใจคือการเอา WorkFlow มาช่วยในการ หาค่า จาก List อื่นๆ มาใส่ใน List ที่รัน workflow ดูตัวอย่างเลย

Product Price list มีหน้าตาแบบนี้

image

Sales Order List ก็มีหน้าตาแบบนี้ required Field แค่สอง fields

image

แล้วเราก็มาสร้าง Workflow กันครับ ทำตามภาพได้เลย

image

พอกด Allow รอหนึ่งอึดใจก็จะได้หน้าตาแบบนี้ครับ

image

ใน Action ให้เราเลือก Set Field in Current Item  หรือจะพิมพ์เอาก็ได้คับ

image

Set Lookup Price เพื่อบอกกับ workflow ว่าให้ set ค่านี้

image

Data source ให้เลือก List ชื่อ ProductPriceList ที่เราเตรียมไว้ แล้วให้ return ค่า Price

image

เมื่อเลือกแล้ว หน้าตา Filter จะออกมาเป็นแบบนี้ ในส่วนของ Find the List item ให้เลือก filter Title (ของ ProductPriceList)

แล้ว Filter ด้วย Current item field ชื่อ Product

image

อันนี้ระบบจะเตือนเราในกรณีที่ ค่าที่ได้มีเกินหนึ่งค่า ระบบจะโยนค่าสุดท้ายมาให้แต่เรามั่นใจว่า ค่าที่ได้มีค่าเดียวแน่นอน

image

สุดท้าย workflow จะหน้าตาประมาณนี้ครับ

image

Save แล้วก็ Publish

image

อย่าลืมมาปรับค่าตรง Start Optionให้ workflow ทำงานตอนสร้าง (Created) และตอนเปลี่ยนแปลงด้วยคับ

image

ทดสอบ

ให้กลับมาที่ Sales order แล้ว new item กรอกข้อมูลแค่สอง fields พอ

image

แล้วกด Save ควรจะได้หน้าตาแบบนี้ครับ

image

รอแว๊บเดียว ก็จะได้ตามนี้  (ตรง Title สงสัยพิมพ์สูตรผิด แหะๆ) แต่เอาเป็นว่า ดึงราคามาถูก และ ฟังก์ชันการทำคำนวณถูก เป็นใช้ได้

image

ก็ประมาณนี้ครับ

สวัสดีครับ

LinkedInFlipboardEmailOutlook.comPrintFriendlyWhatsAppYahoo BookmarksYahoo MessengerKindle ItGoogle BookmarksBaiduDeliciousShare

ดึงข้อมูล List แบบอัพเดทกลับบน Excelได้ด้วย Excel VBA

สวัสดีครับ

วันนี้มีทริคมาเล่าให้ฟัง พอดีว่าอยากจะช่วย User ให้อัพเดทข้อมูลบน SharePoint list ด้วย Excel โดยต้องดึงข้อมูลจาก List บน SharePoint ที่มีอยู่แล้วให้อัพเดทกลับไปได้ (ปกติ จะทำได้แบบ Export to Excel (อ่านมาอย่างเดียว) หรือ ต้องสร้างบน excel แล้ว export ไปเป็น SharePoint list)  โดย code นี้ก็ได้แรงบันดาลใจมาจาก entry นั้นแหละฮะ เพียงแต่ไม่ได้เขียนลงซะที

เริ่มเลยดีกว่า เปิด หน้า excel VBA code เลย (Alt + F11)

Code ที่จะเขียนลงใน module VBA หน้าตาประมาณนี้

image

ค่าที่ต้องแก้ไข คือ strSPServer, LISTNAME และ VIEWNAME โดยค่า LISTNAME กับ VIEWNAME ที่เป็น GUID นั้นเราก็หาจาก URL โดยที่

  1. ไปที่ List settings
  2. เลือก View
  3. สังเกตที่ URL (ในรูปจะเป็น List=%7BC8F61AA0%2DCB92%2D4AA5%2D9BE8%2DA13408ECC6BD%7D&View=%7B8B50DFBA%2DB939%2D4E90%2D8F89%2D682352693454%7D) ซึ่ง
    • %7B  คือ  {
    • %2D  คือ –
    • %7D  คือ }

image

พอเสร็จเรียบก็ save

วิธีการใช้งานก็แค่เปิด Excel แล้วกด  Alt + F8 แล้วเราก็เลือก module ที่เราเพิ่งเขียนไป เท่านั้นเอง
image

รอซักหนึ่งอึดใจ ก็จะได้ ข้อมูลบน List กลับมาบน Excel แล้วฮะ พอเราคลิกขวาดู เราจะเห็นว่ามีเมนูชื่อ Table ซึ่งมี Synchronize with SharePoint ที่เราสามารถอัพเดทข้อมูลบน Excel แล้วส่งกลับไปได้ครับ ^_^

image

 

ก็ประมาณนี้ครับ ใครจะลองเอาไปประยุกต์เขียนเป็น Add – In ที่แสดง SharePoint List ให้เลือก แทนที่การไปเปลี่ยน GUID เองก็ได้นะครับ ผมเคยทำแต่ไฟล์มันหายไปแระ ขี้เกียจทำใหม่

 

สวัสดีฮะ

 

*เคล็ดไม่ลับอยู่ที่ว่า เราต้องสร้าง View ที่มี field ข้อมูลตามต้องการที่จะเปิดใน Excel ก่อน

*นี่เป็นอีกวิธีที่จะช่วยให้ ผู้ใช้มีชีวิตที่สบายขึ้นนะฮะ แล้วก็เป็นการทำงานร่วมกับระหว่าง Excel กับ SharePoint

LinkedInFlipboardEmailOutlook.comPrintFriendlyWhatsAppYahoo BookmarksYahoo MessengerKindle ItGoogle BookmarksBaiduDeliciousShare